Qué es Zapier y cómo automatizar tus procesos de trabajo

Si eres de los que vas corriendo a todos sitios y tienes mil tareas que realizar todos los días, necesitas Zapier.

Zapier es una herramienta de automatización que hará que tu organización de trabajo cambie.

Imagina compartir automáticamente en todas tus redes sociales, combinar emails o trabajar con Apis para formularios.

En este artículo vas a poder ver que es zapier y como empezar a usarlo.

Para hablar de ello, he traído a una invitada de lujo como es Elena Lavagna, con ella vas a aprender que es Zapier, por qué tienes que usarlo y las ventajas que tienes para automatizar y programar las tareas diarias y ser más productivo ya sea trabajando desde casa o desde la oficina.

 

Te dejo con Elena 😉


Hoy hablamos de Zapier, una herramienta fantástica para automatizar tus procesos de trabajo.

Gracias a Internet y los avances tecnológicos nuestra forma de trabajar ha cambiado mucho en poco tiempo.

Hoy en día es habitual usar gestores de correo y calendarios de tareas como Gmail, con el que podemos sincronizar todos los datos entre nuestros dispositivos.

También es normal usar servicios como Dropbox o Google Drive para guardar y compartir nuestros trabajos, herramientas como Feedly, Evernote o Trello.

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Información básica sobre protección de datos:


  • Responsable: José Manuel Peña Fernández
  • Finalidad:  recoger y tratar los datos personales que te solicito para gestionar la solicitud que realizas en este formulario de contacto.
  • Legitimación: tu consentimiento de que quieres comunicarte conmigo.
  • Destinatarios: tus datos serán guardados en Webempresa,  (proveedor de hosting de Tu Web de Cero) dentro de la UE.
  • Derechos: tienes derecho, entre otros, a acceder, rectificar, limitar y suprimir tus datos.
  • Información adicional: Puedes consultar la información adicional y detallada sobre protección de Datos en mi Política de Privacidad.

 

Sin olvidar las redes sociales, que son imprescindibles para cualquier negocio.

En definitiva, cada día tienes mil tareas que realizar y muchas de ellas son repetitivas, tal vez no seas consciente de ellas.

Haz una prueba, apunta todas las tareas que realizas durante tres días y verás como muchas se repiten.

 

En otro artículo te enseñé diferentes herramientas para automatizar redes sociales entre las cuales no incluí esta.

Si has usado IFTTT encontrarás similitudes entre ambas, con la diferencia que Zapier es mucho más potente.

Por ello, hoy te voy a explicar qué es Zapier y cómo puedes ahorrar mucho tiempo y recursos automatizando tus procesos de trabajo.

 

¿Qué es Zapier?

Zapier es una completa herramienta web que nos permite conectar diferentes aplicaciones entre sí y automatizar nuestros procesos de trabajo.

Tiene una versión gratuita y una de pago. Con la versión gratuita puedes crear hasta 5 Zaps y 100 tareas.

Una Zap es una tarea específica que puedes automatizar. Es un intermediario entre un disparador (trigger) y una acción.

Una Zap solo puede tener un trigger, pero puede tener varias acciones.

 

¿Cómo funciona Zapier?

La mayoría de las aplicaciones web tienen una API (Application Programming Interfaces) una API es una especificación formal sobre cómo un módulo de un software se comunica o interactúa con otro.

Explicado más sencillo, Zapier es un intermediario entre dos servicios, Gmail y Dropbox, por ejemplo, lo que hace es actuar como un intermediario para sus API’s

Tienes más de 750 aplicaciones conectadas a su servicio y por cada aplicación tiene varios “triggers” o disparadores y acciones.

Gracias a Zapier podemos configurar una tarea para que cada vez que publiquemos un nuevo artículo en nuestro blog, automáticamente se publique en Twitter (o en otra red social).

 

Aprende a configurar Zapier paso a paso 

 

Aprende a automatizar con Zapier

Lo primero que haremos será crearnos una cuenta gratuita en Zapier, que es muy sencillo, la herramienta está en inglés, pero es muy intuitiva.

Solo tienes que entrar y verás todas las aplicaciones que puedes usar para crear automatizaciones y también verás las Zaps más populares.

Puedes ordenarlas por orden alfabético, por las más populares o buscar la que te interese en el buscador.

 

Algunas de las aplicaciones solo las puedes usar en el formato de pago que tiene un precio de 20 USD al mes, como por ejemplo Facebook Leads Ads, que es una de las más populares.

Para empezar, busca Gmail, por ejemplo y verás que puedes crear una automatización en la que cada vez que recibas un correo electrónico de un usuario determinado con un documento adjunto, este documento se descargue automáticamente en una carpeta que habrás creado previamente en Dropbox.

 

Con Zapier puedes hacer tareas automatizadas increibles

 

Solo tienes que entrar ver todas las aplicaciones que tiene, buscar tu lista de tareas repetitivas y configurar las diferentes Zaps.

 

automatizar con zapier

 

 

〉〉 Crear una Zap sencilla paso a paso

Vamos a crear una automación sencilla con Twitter, que nos servirá para enviar Tweets de forma automática cada vez que se publique un nuevo artículo en nuestro blog o en el blog de quién escojamos.

De esta forma podemos olvidarnos de una tarea, publicar un tweet cada vez que salga un artículo nuevo de un determinado blog.

Para esta automatización necesitamos nuestra cuenta de Twitter y un feed RSS (el de nuestro blog o el del blog de quién queramos compartir)

Por defecto todos los feeds de WordPress tienen este formato:

https://www.elenalala.comfeed

 

crear una zap en zapier

 

Clicamos en Use this zap, nos llevará a una breve explicación del funcionamiento, clicamos en Create this zap y llegaremos aquí:

 

creacion de zap

 

Simplemente nos informa del proceso que desencadenará la acción. Clicamos en continue y nos pide que añadamos un Feed RSS:

 

zapier

En la siguiente pantalla te pide que lo revises y que estés seguro de tener un artículo reciente.

pasos configurar zapier

Clicamos en Fetch&Continue

opcion de zapier

Si has puesto bien el feed te dirá Test Successful, clicas en Continue.

En la siguiente pantalla te indica que la acción será crear un Tweet, clicas en Continue.

Aquí te pedirá que conectes una cuenta de Twitter

conexion con twitter

Ahora debes configurar tu Tweet:

confirmacion de automatizacion

En la siguiente pantalla te pide que mandes un Tweet de prueba a Twitter, puedes hacerlo o clicar en skip test (saltar el paso).

Si decides enviarlo te llevará a la pantalla de comprobación.

Clicas en Finish y ya tienes tu primera Zap creada. Si has enviado un Tweet de prueba, ves a Twitter y verás que ahí lo tienes.

configuracion final zapier

 

Ahora que has visto como automatizar de forma sencilla tu WordPress con Twitter, te voy a enseñar la que para mí es la automatización más interesante de Zapier. 

 

Automatiza Facebook Leads Ads con Zapier

Facebook Leads Ads es un formato de publicidad que te permite captar datos de tus clientes potenciales sin salir de Facebook. Gracias a este formato se consiguen mayores conversiones.

Para que veas porqué es interesante automatizar Facebook Leads Ads con tu plataforma de email marketing como por ejemplo Mailrelay, te explico el proceso de este tipo de campañas de publicidad.

 

 

 

Primero debes crear una campaña de anuncios de Lead Ads, si no tienes claro como hacerlo te dejo una guía de José Fachin donde te lo explica paso a paso.

 

zapier y facebook leads ads

 

Tu público ve el anuncio y si le interesa hará clic en el botón de llamada a la acción.

En ese momento, al lead se le abre un formulario que debes crear previamente en el anuncio, solicitando los datos que te interesan.

formularios en zapier

 

Yo solo les pido el correo electrónico y su nombre, te aconsejo que no pidas muchos datos, baja la conversión.

Una vez el usuario ha completado el formulario es redireccionado a dónde tú lo hayas configurado, en este caso yo los envío a la página de gracias de mi web.

 

Para descargar los leads de tus campañas tienes que entrar en tu página de fans, seleccionar herramientas de publicación y desde allí verás a la izquierda Formularios de anuncios para clientes potenciales.

Podrás descargar el listado de los leads captados para importarlos a tu herramienta de email marketing.

Como ves, tendrás que descargar los datos e importarlos a mano, ten en cuenta que Facebook almacena estos datos solo 90 días, por lo tanto, tendrás que hacer la exportación de forma regular.

 

Ahorra muchísimo tiempo en Facebook Leads Ads si usas Zapier

 

Lo cual te quitará mucho tiempo. Así es que vamos a automatizarlo con Zapier ?

Entra de nuevo en Zapier, pon en el buscador el nombre de tu compañía de email marketing, por ejemplo, MailChimp:

 

automatizacion en formularios

 

Solo tienes que seguir los pasos igual que te he explicado anteriormente, es muy sencillo, te solicita conectar tu Fan page, tu formulario de contacto, hace un test, te solicita que conectes tu cuenta de MailChimp, te pide la lista a la que deseas que vayan los nuevos leads, etc.

Una vez has creado una Zap verás que todas repiten los mismos procesos.

Gracias a esta automatización no solo evitas tener que integrar los leads de forma manual, si no que podrás enviar de forma automática (si tienes configurado un autoresponder) el lead magnet.

Perderás 10 minutos para crear esta automatización, pero ¿te das cuenta del tiempo que ganarás?

 

Conclusión

Con Zapier tienes infinidad de automatizaciones que te ahorrarán mucho tiempo, solo tienes que entrar e investigar un poco.

Estoy segura de que encontrarás muchas tareas que haces de forma manual y que puedes automatizar en pocos minutos.

En poco tiempo aumentarás tu productividad, ahorrarás tiempo y no olvidarás tareas.

¿Conocías Zapier? Cuéntanos en los comentarios si tienes automatizada alguna tarea con esta herramienta.

¡Compártelo y dame tu puntuación!

Picture of Elena Lavagna
Elena Lavagna
Consultora Social Media especializada en estrategias de Marketing en Redes Sociales. Social Media Manager y formadora en Webescuela.

15 comentarios en «Qué es Zapier y cómo automatizar tus procesos de trabajo»

  1. Buen post Elena !
    No lo he usado nunca y por lo que leo me recuerda bastante a IFTT. Creo que posteriormente apareció un servicio similar que se llama Workato.
    Lo miraré. creo que es interesante y conforme leía tu post me han surgido dos ideas. Gracias.
    Buen jueves y un abrazo.

    Responder
    • Hola Raúl.

      Yo nunca la he usado pero según tengo entendido es más potente que IFTT.

      A ver si con la buena guía que nos he escrito Elena profundizo en ella porque se puede hacer de todo.

      Ya me contarás esas dos ideas que se te han ocurrido 😉

      Un abrazo

      Responder
  2. Muchas gracias por el artículo/guía completa. Está muy bien explicado y me quita el miedo que me da automatizar las cosas del marketing digital.

    Responder
    • Hola Fran

      Yo estoy igual que tú, pero es necesario automatizar y ya no sólo por ahorrar tiempo si no por todas las funciones que tienen estas herramientas como Zapier

      A ver si profundizo en ella, con la buena guía de Elena es más fácil

      Saludos

      Responder
  3. Hola me parece muy interesante este articulo

    Responder
  4. Genial, conozco el nombre pero jamás me detuve para analizar como iba el asunto y se ve muy interesante. Veré de trastearla un poco este finde a ver si le saco jugo.
    Muchas gracias por la información!

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  5. Excelente post, muy bien explicado. Creo que hay que experimentar con la herramienta para ver todas las posibilidades que tiene.

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    • Así es Santiago, yo también lo tengo pendiente.

      Elena me abrió el camino, en cuanto tenga un rato, a probar Zapier !

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  6. Hola, buen día.

    Estoy tratando de actualizar una google sheets que ya tenía leads, se borró la cuenta de facebook que enlazaba y ya no se actualiza. Seguí los pasos que he encontrado en internet pero me dice al final que aún me falta un paso.

    Tienen una página o tutorial que de el paso a paso de cómo actualizar y confirmar que se está actualizando correctamente.

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    • No Rodrigo, lo siento. A ver si solucionas el problema!

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  7. Interesante herramienta, sin duda la probaré.
    José un gran post de Elena, como siempre, interesante, fácil y muy bien escrito.
    Saludos

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    • Elena es una crack.

      Me alegro que te guste

      Un saludo

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      • Y tu eres más majo que las pesetas, gracias a los dos 🙂

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